2017-04-04 VIKTIGT: information om steg 2 underhållsåret 2017 goteborg.se

E-post

E-post

Dokumentinformation

Huvudmapp:	2019 - Underhållsår och underhållsplan
Undermapp:	Kommunikation kring underhållsåret 2017
Avsändare	Klas Eriksson/Konsumentochmedborgarservice/GBGStad
Mottagare *	DL-Redaktörer-Förvaltningsansvariga-ALLA, DL-KOM-webbstrategiska
Kopia
Blank kopia	Klas Eriksson/Konsumentochmedborgarservice/GBGStad
Rubrik *	2017-04-04 VIKTIGT: information om steg 2 underhållsåret 2017 goteborg.se
Sortering	99
Kvittens	Nej

Text

Hej!

Du får detta eftersom du är förvaltningsredaktör (i alla förvaltningar och vissa bolag) för goteborg.se.

Underhållsår 2017:
STEG 2 - att gå igenom innehållet på goteborg.se

Du som är förvaltningsredaktör ansvarar för att dra igång och leda underhållsarbetet i din förvaltning.

Två steg och två deadlines för underhållsåret

STEG 1
Information om steg 1 har du redan fått i ett tidigare utskick som finns här:

Database 'Göteborgs Stad WEBB', View 'Pågående', Document '2017-03-14 VIKTIGT Underhållsår 2017: Nu är det dags att se över innehållet på goteborg.se'

och information om att ange fakta- och publiceringsansvar på enhetssidors undersidor:

Database 'Göteborgs Stad WEBB', View 'Pågående', Document '2017-03-20 Viktig information om att ange fakta- och publiceringsansvar för undersidor på enhetssidor - underhållsår 2017'

Deadline för steg 1 är 27 april.

Informationsmötet om underhållsåret
Du som vill är välkommen till ett informationsmöte om underhållsåret 2017. Anmäl dig här:
6 april kl 14.30-16

11 april kl 9-10.30

STEG 2 - KAN STARTA tidigast 28 APRIL
Då ser du, tillsammans med din webborganisation, över allt innehåll som din förvaltning ansvarar för.
Det innebär enhetskatalogen (serviceguiden), enhetssidor och kategorisidor.
Du planerar och lägger upp detta för din förvaltning.
Deadline för att vara helt klar med underhållsår 2017 är 15 november.

STEG 2

Steg 2 av underhållsåret är uppdelat i dessa punkter:

Tidplan och omfattning
Lista alla sidor som omfattas
Särskilda fokusområden underhållsår 2017
Kommunicera underhållsåret
Starta underhållsåret med utskick till ansvariga i din förvaltning. Först till de som har faktaansvar så de ser över innehållet. Sätt deadline.
Sedan till de som har publiceringsansvar så de ser över och ändrar. Sätt deadline.
Följ upp så att alla sidor är klara
Återkoppling
Ny information som kan underlätta

1. Tidplan och omfattning

Förvaltningsredaktörer kan tidigast 28 april välja att börja skicka ut till de som ansvarar för kategorisidor, enhetssidor och enhetskatalogen att underhållsåret startar.
Varje förvaltningsredaktör planerar och lägger upp detta för sin förvaltning.

Underhållsår 2017 omfattar allt innehåll på goteborg.se och även särskilda fokusområden.
Du behöver inte se över helt nya sidor som du gjort i år eller befintliga sidor som du redan gått igenom i år. De sidorna är redan klara för årets underhåll.

Underhållsåret ska vara helt klart för alla med allt innehåll senast 15 november.

Tidplan underhållsår 2017:

Database 'Göteborgs Stad WEBB', View 'Pågående', Document 'Tidplan underhållsåret 2017'

2. Lista alla sidor som omfattas

För att få överblick och kunna följa upp att underhållet görs så behöver du listor på alla sidor som förvaltningen ansvarar för. I år är det enklare än tidigare att få en överblick över alla sidor.
Så här får du fram listorna:

OBS! Ta inte fram listor förrän efter den 27 april eftersom det kan ske ändringar fram tills dess.

OBS! Din förvaltnings förvaltningssidor är numera kategorisidor, inte en enhetssida som de var förut.

3. Särskilda fokusområden underhållsår 2017

Vid årets underhållsår är det särskilt viktigt att se över:

Kontaktuppgifter och öppettider för de som har. Det är mycket viktigt att de är korrekta och uppdaterade.
Säkra att den skattefinansierade verksamhet som drivs av fristående aktörer finns med i enhetskatalogen och att den är uppdaterad.
Färre uppgifter behövs nu enligt:
Fokusera särskilt på de 100 mest besökta kategorisidorna på goteborg.se. Att se över dessa extra noggrant ger stor nytta för boende, besökare och företagare. Därför är dessa sidor särskilt prioriterade i vårt kvalitetsarbete.
Lista på 100 mest besökta kategorisidorna per förvaltning: (gäller endast för fackförvaltningar)
De verksamheter som är tillgänglighetsinventerade ska länkas från enhetskatalogen till tillgänglighetsdatabasen. Det kan saknas länkar eller finnas felaktiga länkar.
Så här gör du:
Se över information på webbsidor och pdf-dokument som är på andra språk.
Informationen ska alltid ändras om de motsvarande sidorna på svenska har ändrats.
Göra klart det som eventuellt inte kunnat slutföras i underhållsår 2016.
Stadsdelarnas lokala infosidor med stadsdelsinfo på kategorisidor. Här finns lista med sidorna:

4. Kommunicera underhållsåret

Fundera över vilka i din förvaltning (till exempel chefer) som behöver känna underhållsarbetet och varför vi gör det osv.
Här finns en text som kan återanvändas till tex intranätet:

5. Starta underhållsåret - kolla fakta

Förvaltningsredaktör eller de som har publiceringsansvar för webbsidorna ansvarar för att påminna de som har faktaansvar att göra en faktagranskning inför den redaktionella genomgången av webbsidorna.

Sätt deadline för faktakoll
Sätt deadline för de faktaansvariga som ska kontrollera fakta för enhetskatalogen, enhetssidor respektive kategorisidor.
Förvaltningsredaktörerna ger de med faktaansvar i sina respektive förvaltningar en deadline i god tid så att alla de som har publiceringsansvar hinner göra alla redaktionella justeringar färdigt innan 15 november.
Du kan till exempel meddela att faktagranskningen ska vara klar senast 1 september.
Planera gärna utskick av påminnelser i god tid före deadline.

Planera för din förvaltning
Du som förvaltningsredaktör lägger upp detta arbete så som passar bäst för din förvaltning. Det beror till exempel på hur många webbsidor som finns, vilken typ av sidor och hur många olika personer som är inblandade.

Ett vanligt upplägg är att du låter de som har publiceringsansvar själva kontakta de som har faktaansvar så att de först har kollat faktan för sidorna.
Men är det en liten förvaltning med få sidor så sköter sannolikt du detta själv som förvaltningsredaktör.

Mallar för utskick och att göra-listor till de som har publiceringsansvar och faktaansvar
För att underlätta för alla som arbetar med underhållsårets ås finns det mallar med förslag på mejlutskick och att göra-lista för de olika ansvaren.
Kopiera innehållet och anpassa. Observera att det finns rödmarkerad text i mallarna där du själv formulerar hur ni arbetar i er förvaltning med underhållsåret.

VIKTIGT är att du som förvaltningsredaktör själv får fundera över om det är du som ska ta kontakt med alla de som har faktaansvar för enhetssidor, enhetkatalog och kategorisidor eller om du vill låta de som har publiceringsansvar göra det. Mallarna nedan behöver du anpassa beroende på vilket val du gör.

Mallar för utskick och att-göra-listor för enhetskatalogen (serviceguiden):
till de som har faktaansvar för enhetskatalog och enhetssidor:

till de som har publiceringsansvar för enhetskatalogen:

Mallar för utskick och att-göra-listor för enhetssidor:
till de som har faktaansvar för enhetssidor och enhetskatalog:

till de som har publiceringsansvar för enhetssidor:

Mallar för utskick och att-göra-listor för kategorisidorna:
till de som har faktaansvar för kategorissidor:

till de som har publiceringsansvar för kategorissidor:

Mejllistor för utskick
Du får fram mejllistor till de som du ska skicka till genom att gå in i "Fakta- och publiceringsansvar" och klicka i rutan för e-postadresser för publiceringsansvar respektive faktaansvar för de relevanta sidorna och trycka på knappen "HÄMTA E-POSTADRESSER".
Mer om hur du får fram mejllistorna finns i dessa manualer:
- för enhetssidor:

- för kategorisidor:

Det finns inte angivet fakta- och publiceringsansvar för enhetskatalogen (serviceguiden). För att veta vilka som uppdaterar i serviceguiden gör så här:

6. Ändra innehållet - det gör de som har publiceringsansvar

När de som har faktaansvar är klara med sina genomgång och återkopplat det som behöver ändras så ska de som har publiceringsansvar göra ändringar, skriva om texter och kanske byta bilder.
Detta kan var och en göra själva eller till exempel göras i form av workshops där de som har publiceringsansvar träffas och sitter tillsammans med förvaltningsredaktören och arbetar.

7. Följ upp så att alla sidor är klara

Det är viktigt att du som förvaltningsredaktör fått återkoppling från alla som har ansvar för sidorna så att du kan bocka av att sidorna är klara. Använd de listor du tagit fram.

8. Återkoppling

Vid deadline 15 november ska en återkoppling senast ha gjorts och skickats in till webbstrategiska så att det går att göra en övergripande sammanställning. Den är viktigt för att se systematiska brister och kunna genomföra förbättringar på sikt.

Använda gärna din återkoppling av underhållsåret, erfarenhet av arbetet med förvaltningens innehåll, analys och slutsats i din egen förvaltnings årsrapport. För att det ska hinna komma med i årsrapporten så behöver vi vara klara med underhållsåret 15 november.

Detta ska du återkoppla:

9. Ny information som kan underlätta

För underhållsår 2017 finns nu också en del nyframtagen information som kan underlätta:
Vad består goteborg.se av - en beskrivning av de olika delarna:

Korrekt information - därför har vi fakta- och publiceringsansvar på goteborg.se:

Vad innebär faktaansvar:

Vad innebär publiceringsansvar:

Mer information:

Här finns hela underhållsplanen för dig som är intresserad:

För att du ska kunna hitta till detta utskick du fått så finns det också här:

För frågor om underhållsåret

Har du som förvaltningredaktör frågor om underhållsår 2017 kontakta:
Klas Eriksson, klas.eriksson@kom.goteborg.se
Chefredaktör för goteborg.se
Webbstrategiska verksamheten, Konsument- och medborgarservice

Bifogade filer