Redaktionell underhållsplan - underhållsår för innehållet på goteborg.se

Inledning
Vår redaktionella underhållsplan ska innehålla beskrivningar om vad som behöver utföras, när det ska utföras och hur. Det ska också vara tydligt vem som ansvarar för vilka moment i underhållsarbetet.

Den redaktionella underhållsplanen

• är ett av de viktigaste styrdokumenten för goteborg.se och samtidigt en praktisk hjälpreda för planering av det kontinuerliga underhållsarbetet på webbplatsen. Ett arbete som ska säkerställa att det alltid är hög kvalitet på stadens huvudkanal till medborgarna.
  
• ska göra det möjligt att kontinuerligt och på ett planerat och effektivt sätt underhålla innehållet i stadens huvudkanal och därmed ge god service till medborgaren.

Det är webbstrategiska respektive förvaltningsredaktörer som ansvarar för att underhållet planeras och utförs på olika delar av goteborg.se.

Förvaltningsredaktör
Du som förvaltningsredaktör (i alla förvaltningar och vissa bolag) ansvarar för att översyn och underhåll utförs på enhetssidorna, kategorisidorna och i serviceguiden. Vid behov skickar du ut instruktioner, underlag eller annat som behövs som stöd för att förenkla genomförandet för de som har fakta- eller publiceringsansvar. I vissa fall kan det behövas ett möte eller workshop. Förvaltningsredaktören ansvarar för att följa upp genomförandet.

Webbstrategiska
Webbstrategiska ansvarar för att översyn och underhåll kan genomföras och att det finns tydliga instruktioner, tidplaner och annat som behövs för att kunna genomföra underhållsåret.

Korrekt information - därför har vi fakta- och publiceringsansvar på goteborg.se:


Arbetssätt kring underhållsplanen

Vad och när

• Alla aktiviteter (som rubriker, mm) följs upp samtidigt.
• Uppföljning görs årligen.
• Deadline: Allt ska vara färdigt 31 oktober varje år. För att det ska genomföras effektivt finns en tidplan för olika moment. Men inom delmomenten kan alla förvaltningar och verksamheter själva styra detaljer och exakt tidplan.

Uppföljning
Förvaltningsredaktörer följer upp enhetssidor, kategorisidor och serviceguiden. Underhållsarbetet dokumenteras med fördel med hjälp av listor som tagits fram. Skapa kolumner för fakta och för det redaktionella som ska granskas. Markera i kolumnerna (med grönt) när det är klart. Eller använd nya funktionen "kollad & ändrad".

Återkoppla
Vid deadline 31 oktober ska en återkoppling senast ha gjorts och skickats in till webbstrategiska så att det går att göra en övergripande sammanställning. Den är viktigt för att se systematiska brister och kunna genomföra förbättringar på sikt.

Använd gärna din återkoppling av underhållsåret, erfarenhet av arbetet med förvaltningens innehåll, analys och slutsats i din egen förvaltnings årsrapport. För att det ska hinna komma med i årsrapporten så behöver vi vara klara med underhållsåret 31 oktober.

Detta ska återkopplas:

Påminn faktaansvariga att kontrollera fakta innan själva underhållsarbetet påbörjas
Förvaltningsredaktörer eller de som har publiceringsansvar för kategorisidor ansvarar för att påminna de som har faktaansvar att göra en faktaöversyn inför den redaktionella genomgången.

Kommunikation
Information skickas ut till alla berörda i början på året- Nu börjar ett nytt underhållsår...

Startmöte hålls någon gång i början på året där vi går igenom vad som ska göras. Detta kan ske på ett ordinarie goteborg.se-möte. På samma sätt följer vi upp hur det har fungerat under underhållsåret.

Påminnelse. Det kan ske på goteborg.se-möte eller annat möte eller genom ett utskick. Webbstrategiska kan också vid behov förbereda och bjuda in till workshops för att tillsammans, konkret genomföra översyn

Målgruppsanpassat material för kommunikation i organisationen
Webbstrategiska ansvarar för att det finns målgruppsanpassat material (mallar för utskick och att göra-listor) som kan användas för utskick till de som har faktaansvar och de som har publiceringsansvar.

Materialet finns samlat i webblagret: i mappen underhållsår.



Planera för din förvaltning
Du som förvaltningsredaktör lägger upp arbetet med underhållsåret så som passar bäst för din förvaltning. Det beror till exempel på hur många webbsidor som finns, vilken typ av sidor och hur många olika personer som är inblandade.

Ett vanligt upplägg är att du låter de som har publiceringsansvar själva kontakta de som har faktaansvar så att de först har kollat faktan för sidorna.
Men är det en liten förvaltning med få sidor så sköter sannolikt du detta själv som förvaltningsredaktör.

Checklistor för de som har ansvar för olika sidor
För att underlätta för alla som arbetar med underhållsårets så finns det checklistor vad som ska göras.

	Dokumentnamn
	Checklista enhetskatalog / serviceguiden - faktakoll
	Checklista enhetskatalog / serviceguiden - publiceringsansvar
	Checklista enhetssidor - faktakoll
	Checklista enhetssidor - publiceringsansvar
	Checklista kategorisidor - faktakoll
	Checklista kategorisidor - publiceringsansvar

Mallar för utskick
OBS! Dessa mallar för utskick underhålls inte längre.
Använd gärna som inspiration för hur du kan formulera dina utskick.
Mallar för utskick och att göra-listor till de som har publiceringsansvar och faktaansvar:

Mejllistor för utskick
Du får fram mejllistor till de som du ska skicka till genom att gå in i "Fakta- och publiceringsansvar" och klicka i rutan för e-postadresser för publiceringsansvar respektive faktaansvar för de relevanta sidorna och trycka på knappen "HÄMTA E-POSTADRESSER".
Mer om hur du får fram mejllistorna finns i dessa manualer:
- för enhetssidor:
- för kategorisidor:

Det finns inte angivet fakta- och publiceringsansvar för serviceguiden. För att veta vilka som uppdaterar i serviceguiden gör så här:


Mer information:
Därför har vi fakta- och publiceringsansvar: