Mall utskick OCH att göra-lista för de som har publiceringsansvar för enhetssidor

OBS! Dessa mallar för utskick underhålls inte längre.
Använd gärna som inspiration.
Istället finns flera olika checklistor:

	Dokumentnamn
	Checklista enhetskatalog / serviceguiden - faktakoll
	Checklista enhetskatalog / serviceguiden - publiceringsansvar
	Checklista enhetssidor - faktakoll
	Checklista enhetssidor - publiceringsansvar
	Checklista kategorisidor - faktakoll
	Checklista kategorisidor - publiceringsansvar

Kopiera texten här och klistra in i det mejl du skickar till dem med publiceringsansvar för enhetssidor

Information till dig som har publiceringsansvar för enhetssidor

Underhållsår 20xx - nu är det dags att se över innehållet på goteborg.se!

Stadens huvudkanal, goteborg.se, innehåller viktig information för boende, besökare och företagare, men också för stadens kontaktcenter som använder webben som sin främsta kanal för att ge rätt information. För att leverera bästa tänkbara service vi vill hålla goteborg.se på topp.

Så fort det behöver göras en ändring av innehåll som du ansvarar för på goteborg.se så ser du ju till att det uppdateras. Utöver detta kvalitetssäkrar vi varje år allt innehåll på goteborg.se genom att genomföra ett så kallat underhållsår. Det gör vi genom att se över allt innehåll, till exempel att rubrikerna är effektiva, att det är rättstavat och att fakta stämmer. Underhållsåret beskriver vad vi ska göra och hur vi gör det.

Alla som har fakta- och publiceringsansvar för sidor på goteborg.se, men även ansvariga chefer, kommer under underhållsåret att på olika sätt bidra till att kvaliteten på goteborg.se är på god nivå och kanske till och med blir ännu bättre än tidigare.


Så här gör du:

Här måste du som förvaltningsredaktör avgöra om de som har publiceringsansvar ska ta fram sina sidor de ansvarar för eller om du tar fram en lista för alla som har publiceringsansvar för enhetssidor.

1. Ta fram de sidor du ansvarar för
Du kan själv se vilka sidor du har publiceringsansvar för.
Följ instruktionen: Så här tar du fram listan på dina sidor:

Om du märker att uppgifterna om publiceringsansvar inte stämmer meddelar du din förvaltningsredaktör så snart som möjligt. Förvaltningsredaktörer:

Om du har publiceringsansvar för många sidor är det extra viktigt att du håller ordning på vilka sidor som du har gått igenom. Om du inte fått en lista från din förvaltningsredaktör så kan du enkelt ta ut en egen excellista. Här finns instruktion:

Du behöver inte se över de helt nya sidor som du gjort i år eller befintliga sidor som du i år redan gjort om och gått igenom. De sidorna är redan klara för årets underhåll.


2. Utskick till de som har faktaansvar / Få återkoppling från de som har faktaansvar för enhetssidorna
De som har faktaansvar för de enhetssidor som du har publiceringsansvar för ska först se över att innehållet är aktuellt och korrekt. Innan du börjar med ditt arbete ska den som har faktaansvar för sidorna först ha gått igenom sidorna och återkopplat till dig vad som behöver förändras.

I din förvaltning finns en uppsatt deadline för när de som har faktaansvar ska vara klara med sin granskning. Det är xx xxxxxxxxxxx 20xx

VIKTIGT är att du som förvaltningsredaktör själv får fundera över om det är du som ska ta kontakt med alla de som har faktaansvar för enhetssidorna eller om du vill låta de som har publiceringsansvar göra det.

Detta gäller om du som förvaltningsredaktör i din förvaltning vill att de som har publiceringsansvar själva har kontakt med de som har faktaansvar:
Du behöver ta kontakt med alla som har faktaansvar för dina enhetssidor som du har publiceringsansvar för. Gör så här för att få fram e-postlistor:

1. Gå till goteborg.se/faktaansvar
2. Välj enhetssidor
3. Filtrera fram "dina" sidor genom att först välja den förvaltning som dina sidor hör till (kan ta tid)
4. Klicka på knappen "Hämta e-postadresser". Klipp ut dessa och använd i e-post.

Det finns en mall på information som du skickar ut till de som har faktaansvar.
OBS! Du klipper ut den och anpassar den till ditt e-post-utskick. Det som du måste anpassa är rödmarkerat. Den finns här:


3. Det som du som har publiceringsansvar ska gå igenom på enhetssidorna
Gå igenom alla moment i tabellen nedan.
Hur och vad du behöver tänka på finns i instruktionen.

ENHETSSIDA (skriv enhetens namn här om du kopierar tabellen för att ha koll på vad du gått igenom)	Instruktion	Klart
Begriplighet - checklista >>
Rubriker (alla)
Länktexter och länkar
Bilder, bildtext
Rättstavning
Rensa, ta bort gammalt
Kontaktuppgifter	Utförs när uppgifterna granskas i enhetskatalogen (serviceguiden)
Filer: dokument och blanketter
Att pdf-filer är tillgängliga
Att pdf:er har ikon
Är de tabeller du skapat tillgängliga
Att externa länkar har ikon

OBS! Tänk på att om dina enhetssidor ingår i ett mallpaket, till exempel förskolor, så att det kan finnas
gemensamma texter som inte får ändras. Och att det finns ett övergripande upplägg och struktur.

Här finns en beskrivning av varje mallpaket:

	Mallpaket
	- Gemensamt innehåll i mallpaket - generell information
	- Malltexter och instruktioner - länksamlingslista
	Bibliotek - mallpaket
	Fritidsgård - mallpaket
	Förskola - mallpaket
	Grundskola - Flytta fritidshemmens kontaktuppgifter till skolans post i serviceguiden
	Grundskola - mallpaket - gemensamt innehåll (stöddokument)
	Grundskola - mallpaket (huvuddokument)
	Idrottsanläggningar (bad och gym) - mallpaket - gemensamt innehåll
	Träffpunkt för äldre - mallpaket
	Äldreboende - mallpaket

Särskilda fokusområden 2017:
Det är bra om du tänker på om det finns särskilda fokusområden för underhållsåret 2017. De är:

• Se över information på webbsidor och pdf-dokument som är på andra språk.
  Informationen ska alltid ändras om de motsvarande sidorna på svenska har ändras.

• Göra klart det som eventuellt inte kunnat slutföras i underhållsår 2016.
  
  
  Du som förvaltningsredaktör sätter en lämplig deadline innan den 15 november så du själv hinner följa upp och summera underhållsåret innan dess.

4. Deadline för dig med publiceringsansvar
Du ska vara klar med samtliga de sidor du har publiceringansvar för senast
xx xxxxxxxxxxxx 20xx


5. Åkerkoppla arbetet till din förvaltningsredaktör
Du ska återkoppla till din förvaltningsredaktör när du är klar.
Det du ska meddela är:
- resultat - alla sidor genomgångna?
- hur stora förbättringar som gjorts
- systematiska fel kring innehållet (systematiska fel i innehållet som upptäckts under arbetet).



Mer information:
Vad består goteborg.se av - en beskrivning av de olika delarna:
Korrekt information - därför har vi fakta- och publiceringsansvar på goteborg.se:
Vad innebär faktaansvar:
Vad innebär publiceringsansvar:

Om du har frågor
Kontakta mig

xxxxxxx, förvaltningsredaktör
xxxxx xxxxxxxx, xxx.xxxxx@xxxxx.goteborg.se